Quando spedire in fiera è un incubo? Lo racconta Andrea Bianchi di I-Sped

Merce smarrita, mai ritrovata. Danneggiata o distrutta. Bloccata in un porto statunitense, piuttosto che ferma in dogana a cucinarsi sotto il sole di Dubai.
Navi, aerei o camion in ritardo, smarritesi in una sorta di Triangolo delle Bermuda da cui gli spedizionieri sembrano non poter sfuggire.

Questi gli scenari cui si è trovato di fronte Andrea Bianchi in 25 anni nel mondo delle spedizioni. L’imprenditore pratese, che nel 2011 ha deciso di concentrare le sue energie sullo spedire in fiera creando I-Sped, ci fornisce un attento strumento di valutazione del settore delle spedizioni, imparando a riconoscere dove stanno i rischi di “toppare una fiera” per i motivi di cui sopra.

Ma qual è il motivo per cui ancora oggi tante piccole e medie imprese italiane (e non solo) sono costrette subire i disservizi delle spedizioni in fiera? Disservizi che quanto mai si amplificano (e aggravano) quando dobbiamo uscire dall’UE?

“In quasi 30 anni troppe volte ho assistito ai “piagnistei” degli espositori che si erano affidati ad altri e non avevano ricevuto la loro merce da esporre, buttando via decine di migliaia di euro, e tutto questo per risparmiare qualche spicciolo sulla spedizione.” Ma il problema non risiede quasi mai nelle tasche dell’imprenditore, prosegue Andrea: “Il problema vero è la consapevolezza dell’espositore di come funziona il mondo delle spedizioni, e dell’esistenza di player più o meno adatti a soddisfarlo per la presenza in fiera. L’espositore deve essere consapevole di quali sono i rischi di spedire a risparmio per partecipare a fiere prestigiose come un Première Vision a New York” –

Le ditte di spedizioni, spiega Bianchi, sono per lo più generaliste: ovvero si occupano di qualsiasi tipo di spedizione, dal privato che deve spedire un pacco, all’azienda che deve spedire in fiera. I “generalisti” non sono in grado, per una questione strutturale, (e di quanto tempo possono dedicare a una specifica tipologia di servizi) di fare fronte alle esigenze di aziende che partecipano alle fiere internazionali e hanno estremo bisogno di garanzie sui tempi di consegna e sulla tracciabilità della merce.

“Le aziende firmano contratti annuali con spedizionieri che, come BONUS contrattuale, regalano la spedizione in fiera. Per poi trovarsi con lo stand vuoto il primo giorno di fiera, quello più importante” Secondo Bianchi la spedizione in fiera troppo spesso viene abbandonata al caso, oppure è “l’ultima voce di budget a cui si pensa, erroneamente.”.

In questi giorni molte aziende si stanno preparando al Premiere Vision di Parigi, una delle mete più importanti al mondo. Molte altre hanno partecipato a quello di New York, a metà gennaio, e ancora altrettante parteciperanno all’edizione di luglio di quest’anno.

Per fiere così ambite, la spedizione non può essere quel servizio che lo spedizioniere ti regala, perché “a fronte di questo risparmio, l’espositore dovrà non solo sopportare la rabbia di trovarsi con la merce danneggiata o addirittura smarrita e lo stand vuoto. Sarà costretto a fronteggiare anche minuti interminabili di ansia e paura nell’attesa di un messaggio o una chiamata dallo spedizioniere per avere uno straccio di notizie sulla merce. Mi è capitato più spesso di quanto immagini, di vedere imprenditori e manager incollati al telefono a cercare di ricevere aggiornamenti che non arrivavano mai.”

E la differenza fondamentale tra uno spedizioniere generalista qualsiasi, non strutturato per spedire oltremare, e aziende come I-Sped che invece hanno deciso di focalizzarsi sulle fiere, è proprio la certezza di avere la merce in orario.

Come è possibile? “Noi diamo modo ai nostri clienti di sapere in qualsiasi momento anche tramite un semplice SMS o una mail, dove si trova la loro merce, dov’è posizionata sulla tratta e tenere monitorato ogni singolo movimento” Questo grazie anche a quell’innovazione tecnologica, raffinata, studiata apposta per le esigenze di una fiera. Quella che uno spedizioniere generalista non si può permettere. Un sistema di tracking gestito tramite codici a barre, permette all’espositore di vivere i giorni della spedizione in totale relax e serenità, dal momento in cui viene presa in carico la consegna, al momento in cui viene scaricata.

“L’ansia e la preoccupazione che vedevo dipinti suoi volti dei partecipanti in fiera –quelli che non si affidavano a noi – mi ha fatto capire che oltre al problema principale (quello economico, della perdita di denaro, derivante dal perdere giorni di fiera) c’era anche un aspetto emotivo importante: l’imprenditore è sottoposto a uno stress immenso in quei giorni, e il problema dello spedizioniere si aggiunge ad altri mille. E tutto per non averci pensato prima.”

Non è solo con l’Active Track che Andrea Bianchi garantisce la consegna delle merci puntuale e in condizioni perfette. Ma anche grazie a un team di esperti consulenti doganali che sanno bene quali misure cautelari attuare in base al luogo di spedizione, e come fronteggiare gli eventuali problemi in dogana per evitare che la merce venga bloccata.
“Il problema più comune è forse proprio il blocco doganale. Questo perché ogni Paese ha le sue regole, più o meno restrittive. Se un’azienda non è davvero esperta di dogane, è davvero molto facile farsi bloccare la merce. Negli USA i documenti da redigere sono molti, sia al momento dell’ingresso, sia dopo. A Dubai invece, bisogna stare molto attenti ai pesi corretti…Insomma, uno spedizioniere specializzato è anche un buon consulente, abituato ad avere a che fare con le dogane e quindi più preparato a redigere tutti i documenti in maniera ottimale.”

Altro aspetto differenziante è la presenza costante di un referente in loco: “Una volta arrivato a destinazione, se ci sono problemi l’espositore non sa mai a chi rivolgersi. Le chiamate sono a vuoto, e le notizie tardano ad arrivare. Con I-Sped hai sempre una persona a cui rivolgerti presente in fiera. Questo per te vuol dire molta meno ansia e meno stress.”

Si può dire che I-Sped è l’azienda a cui rivolgersi per annullare anche il minimo rischio di sfigurare in quel luogo dove sono presenti tutti i concorrenti e ognuno fa a gara con l’altro a chi ha lo stand più grande? “Molti dei nostri clienti ci scelgono perché sanno che a fronte di un prezzo più alto rispetto a uno spedizioniere ordinario, si ha un valore in fiera incommensurabile: quello dell’immagine aziendale e dell’esclusività. Dimostrare ai concorrenti di potersi avvalere del migliore nel suo campo se si parla di spedizioni in fiere, senza falsa modestia è motivo di orgoglio per loro e per noi.”

Per concludere: una volta compresa la differenza tra spedizionieri professionisti e trasportatori ordinari, se stai organizzando una spedizione in fiera, nazionale o internazionale, valuta attentamente se vale la pena rischiare di fare classica “figura da cioccolataio” in un ambiente come il Premiere Vision, o altre fiere di lusso.

Per saperne di più su come funziona I-Sped scarica la guida e il manuale da qui.